Pourquoi organiser des événements internes ?

Les avis sont mitigés lorsqu’il s’agit d’organiser un événement interne (organisé par une entreprise pour ses salariés/membres) : c’est vraiment nécessaire ? Qu’est-ce que cela va nous apporter ? Qui se charge de le faire ? . Pourtant, il peut apporter de nombreux avantages. Lorsqu'on est un collectif dont les membres sont répartis dans toute la France et même à l'étranger, ces événements deviennent indispensables pour assurer une cohésion. Dans cet article, nous allons vous expliquer les avantages des événements internes et comment bien les réussir.

Les bienfaits des événements internes pour une structure

Les événements internes sont souvent considérés comme des dépenses inutiles pour une entreprise. Pourtant, ils peuvent apporter de nombreux avantages. Lorsqu’on est un collectif, les membres sont répartis dans toute la France et même à l’étranger ! Ces événements deviennent indispensables pour assurer une cohésion. Nous allons vous expliquer les avantages des événements internes et comment bien les réussir.

1. Renforcer la culture d’entreprise

Customerz a à cœur de véhiculer trois valeurs principales : l’expertise, le partage et la transparence. Ces valeurs font partie intégrante de la culture du collectif.

Se rencontrer et échanger lors de meeting vidéo, c'est cool, mais se réunir en vrai, c'est mieux. Participez à des événements ensemble, organiser des séminaires ou même se poser sur une terrasse pour boire un café permet de nouer des liens en dehors de l’environnement de travail. Ces expériences profitent autant aux membres, qui auront passé un bon moment, qu’à l’entreprise/collectif qui boost le moral et renforce le sentiment de faire partie d’une vraie équipe.

Eh oui, la rétention ne concerne pas que les clients. Et comment on fait de la rétention pour les membres d’un collectif ? On s’assure que tout le monde partage les mêmes valeurs, et on se réunit dès que l’on peut pour partager un moment unique.

2. Améliorer la communication

Les événements internes peuvent être bénéfiques de plusieurs façons. Prenons le cas de notre collectif, Customerz ; la grande majorité des membres sont en Freelance. Se réunir occasionnellement est donc l’occasion de mieux se connaître, et créer ou renforcer les liens. En effet, c’est lors de ces rencontres que l’on apprend plus sur nos collègues : leurs personnalités et leurs passions. Ça nous apprend comment aborder les autres membres qu’on connaît moins. De plus, ces événements nous permettent de mieux comprendre les rôles et les responsabilités de chacun, ce qui peut aider à améliorer l’efficacité du travail en équipe. Par exemple, en organisant des simulations de travail en équipe, ou des jeux de rôles, c’est l’occasion d’apprendre à travailler ensemble de manière plus efficace et à mieux comprendre les besoins et les compétences de chacun.

3. Stimuler la créativité

Travailler en équipe boost la créativité, beaucoup d’études le prouvent. Et pour un collectif dont les membres sont éloignés géographiquement, les événements internes sont des moments cruciaux. Pendant tout le temps que dure le séminaire, le salon ou l’after-work, on discute vraiment de tout et de rien : de notre expérience, de nos expertises, de nos objectifs professionnels.

Aussi, en travaillant ensemble et en partageant des idées, on peut découvrir de nouvelles façons d’aborder les problèmes, de résoudre les défis, de rester motivés et engagés.

Les étapes pour réussir l’organisation d’un événement interne

1. Désigner un chef d’orchestre

Il faut désigner une personne pour conduire le projet. L’organisation de l’événement peut être faite par plusieurs personnes, mais il faut un “leader” pour coordonner le projet. C’est toujours garant de succès, notamment lorsqu’il faut choisir les lieux et les activités. Il faut choisir des lieux “atypiques” qui cassent la routine des membres. De même pour les activités, il faut pouvoir proposer des activités qui sortent de l’ordinaire, mais adaptées tout de même. Il est judicieux de faire un sondage pour récolter les avis et les informations sur des éventuelles inaptitudes.

Les organisateurs se mettent d’accord sur la répartition des tâches, et fixer les deadlines à respecter pour boucler chaque grande étape du projet. Pour ce faire, il faut mettre en place une to-do list.

2. Créer et assurer le suivi de la “to-do list”

Une fois la première étape achevée, la deuxième se fait aussi rapidement. Il est important de lister TOUTES les tâches liées au projet, même celles que l’on juge “pas très importantes” et qu’on y pensera. Plus l’événement est grand, plus le risque d’oubli l’est aussi. Des tâches comme : confirmer l’arrivée à l’hôtel le 20/05/2023 à 10h.

Une fois créée, il est essentiel de s’assurer que les tâches avancent de manière régulière. Pour ce faire, il faut mettre en place une réunion régulière avec les organisateurs afin de connaître l’avancée de chacun dans ses tâches, et soulever les éventuelles difficultés.

Le suivi de la to-do doit se faire jusqu’au jour J, même quand tout est réservé/confirmé ; et doit même s’étendre après l’événement pour récolter les retours et faire le bilan, qui serviront pour le prochain.

Il existe plusieurs possibilités pour créer une to-do list. Il y a des outils comme Notion ou Atolia qui permettent de faire de la gestion de projet (et bien plus encore). Dans l’ordre, on a la possibilité de :

• Créer les différentes tâches
• Attribuer les tâches à un membre
• Mettre à jour le statut des tâches au fur et à mesure de leur accomplissement jusqu’à la dernière (Nouvelle tâche, en cours, à vérifier, terminée)

3. Les feedbacks

Tout comme dans la relation client, les feedbacks sont tout aussi importants en interne : qu’est-ce qui a plu, qu’est-ce qui n’a pas plu, qu’est-ce qu’il y a à améliorer, qu’est-ce qu’on aurait pu ajouter, etc…

L’objectif principal est de susciter l’engagement de ses collaborateurs, de leur donner une voix. Que tout le monde se sente considéré. C’est aussi comme cela qu’on permet aux membres d’adhérer à nos valeurs.

Pour recueillir les retours, il existe aussi plusieurs outils. Le plus connu est Google Form. Mais il existe d’autres outils comme Tally.so qui nous offre aussi la possibilité de créer un sondage avec différents formats de questions (texte, chiffre, case à cocher, QCM, etc).